Los libros de Contabilidad son instrumentos materiales que utiliza la Contabilidad para alcanzar sus objetivos. La Contabilidad se basa en la existencia de tres libros fundamentales que son:
-El libro diario es un libro oficial en el que se van a registrar por orden cronológico las operaciones que realiza una empresa en forma de asientos contables, una a una y a medida que se van produciendo.
El libro diario nos va a informar del tipo de operación que realiza la empresa, cuentas que intervienen en dicha operación, variación que sufren las mismas (aumento o disminución) y cuantía de dicha operación.
-Ellibro mayor es el libro en que se van a anotar por cada una de las cuentas que aparecen en el libro diario los hechos que le afectan. Por lo tanto, la función del libro mayor es la de clasificar por cuentas la información asentada en el libro diario.
-El libro de inventarios y cuentas anuales, es un libro obligatorio en el que se van a registrar los siguientes estados contables:
·Balance de situación
·Cuenta de resultados
·Memoria
4.2.- REPRESENTACIÓN CRONOLÓGICA DEL PROCESO CONTABLE GENERAL
A lo largo de un ejercicio, las operaciones contables que se realizan son:
-Balance inicial
-Asiento de apertura
-Asientos de gestión
-Asientos de periodificación
-Asientos de regularización
-Elaboración de las cuentas anuales
-Asiento de cierre
ØEl ejercicio comienza con el balance inicial.
ØLa segunda operación es el asiento de apertura que es una copia literal del balance de situación inicial.
El asiento de apertura se realiza el primer día del período contable, se limita a recoger el Balance de situación final del período contable anterior, con lo que se asegura la continuidad de unos períodos a otros.
En el asiento de apertura se cargan o anotan en el debe, las cuentas del balance inicial que tienen saldo deudor y se abonan las cuentas del balance inicial que tienen saldo acreedor. La finalidad del asiento de apertura es la de dejar anotado tanto en el libro diario como en el libro mayor, el saldo inicial de cada uno de los elementos patrimoniales que posee la empresa.
Después de anotado el asiento de apertura y pasado al libro mayor, se iran registrando todas las operaciones que vaya realizando la empresa (compras, ventas...); de ahí que se le llame asiento de gestión, asientos que habrán de trasladarse al libro mayor.
ØAl final del ejercicio se lleva a cabo la periodificación que es una operación contable que tiene por finalidad el que queden registrados en cada ejercicio los gastos y los ingresos que le corresponden, independientemente de cuando se paguen o cobren los mismos.
ØTambién al final del ejercicio y después de la periodificación se regulariza, que es una operación contable que tiene por finalidad, calcular el resultado global obtenido por la empresa a lo largo del ejercicio.
Al regularizar, se traslada el saldo de todas las cuentas de gastos e ingresos a una sola cuenta que es la de Pérdidas y ganancias. Este saldo indicará si la empresa ha obtenido un beneficio o una pérdida. Si el saldo de la cuenta de P y G es deudor representará una pérdida. Si es acreedor representará un beneficio. Con la regularización las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas y cerradas.
A Pérdidas y Ganancias se trasladan todos los ingresos y consumos en los que se ha incurrido en la empresa durante un ejercicio. Para ello, se abona a todas las cuentas de gastos con cargo a Pérdidas y Ganancias y se cargan en el Debe todos los ingresos con abono a Pérdidas y Ganancias.
En la relación de gastos anterior, trasladada a Pérdidas y Ganancias, pueden no estar registrados todos los consumos por lo que es necesario determinar, cual es el valor consumido de los materiales almacenables, sabiendo que el Consumo = Ei + Compras-Ef y las compras ya las hemos trasladado a P y G, sólo nos queda por determinar la diferencia o variación entre existencias iniciales y finales.
Para registrar esta diferencia damos de baja a las Ei mediante un abono a la cuenta de existencias que corresponda, con cargo a una de las cuentas de variación de existencias y por otra parte se reconoce el valor de las existencias finales, mediante un cargo a la cuenta de variación de existencias que corresponda con abono a una de las cuentas de variación de existencias.
El saldo de las cuentas de variación de existencias nos va a indicar la diferencia entre existencias iniciales y finales. El saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedor que se traslada a P y G.
ØAl final del ejercicio se formulan las cuentas anuales, que son Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria.
ØPor último se anota el asiento de cierre, que es copia literal del balance de situación final. En el asiento de cierre se carga o se anotan en el debe, todas las cuentas del balance final que tienen saldo acreedor y se abonan o anotan en el haber, todas las cuentas del balance final que tienen saldo deudor.
La finalidad del asiento de cierre es la de no arrastrar tanto en el libro diario como en el libro mayor sumas y saldos de un ejercicio a otro.
Cómo podemos comprobar en el Mayor, tras el asiento de cierre, todas las cuentas aparecen ya con saldo cero, es decir, quedan saldadas. Inmediatamente escribimos la suma en ambos lados de las cuentas, con lo que la cuenta queda cerrada.
El primer día del período contable siguiente, procederá realizar como primer asiento el de apertura, que consistirá en volver a abrir estas mismas cuentas por el saldo que tenían al final de período. Se tratará, por tanto, de un asiento contrario al de cierre, que reflejará la situación de partida en el nuevo ejercicio.
4.3.- LA VARIACIÓN DE EXISTENCIAS Y LA AMORTIZACIÓN
qLA VARIACIÓN DE EXISTENCIAS DE MERCADERÍAS
En las empresas cuando llega el final del ejercicio o período contable, se desea conocer principalmente dos cosas:
-El resultado que se ha obtenido en ese período
-La auténtica situación de los diferentes elementos patrimoniales en ese momento.
La cuenta de Variación de Existencias de mercaderías va a recoger la diferencia entre las existencias iniciales y las existencias finales. Esa diferencia se trasladará después a la cuenta de Pérdidas y Ganancias. De momento empezamos con la determinación de las variaciones de existencias.
Actuamos por partes y llevamos a esta cuenta las existencias iniciales del modo siguiente:
Variación de existenciasaExistencias de mercaderías
Inmediatamente después de este asiento, la cuenta de Mercaderías quedaría saldada, ya que solamente ha recibido un cargo por las existencias iniciales, y ahora, acabamos de hacer un abono por esa cantidad.
Inmediatamente después viene la segunda parte de la determinación de las variaciones de existencias, que consiste en que aparezca en la cuenta de mercaderías el valor de las existencias finales, que llevamos simultáneamente a la cuenta de Variaciones de Existencias mediante el siguiente asiento:
Existencias de mercaderíasaVariación de existencias de mercaderías
De esta manera conseguimos que la cuenta de Mercaderías tenga ahora un saldo que coincide con las existencias finales y la cuenta de Variaciones de Existencias ha recogido en un lado las existencias iniciales y en otro las existencias finales, con lo que su saldo da precisamente la variación de existencias.
Las cuentas 710/713 se destinan a registrar, al cierre del ejercicio, las variaciones entre existencias iniciales y finales, correspondientes a los subgrupos 33,34,35,36 (productos en curso, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados).
qLA AMORTIZACIÓN
1.- ¿Qué es? ¿Por qué se amortiza el inmovilizado?
Una de las características del Inmovilizado es que sus bienes se desgastan y, como consecuencia, a la largo del año sufren una pérdida de valor. El Balance debe reflejar este hecho para aportar una información real de la situación de la empresa. Para ello, cada año se contabiliza una Amortización que refleja el valor perdido durante ese año. Esta Amortización se incluye, junto con las de los años anteriores, en la Cuenta de “Amortización Acumulada del Inmovilizado Material”, que figura en el activo junto a las Cuentas del Inmovilizado Material, pero con signo negativo ya que para obtener el Valor Actual (real) de los bienes del Inmovilizado Material, hay que restar de lo que costaron lo que han perdido de valor.
La pérdida de valor puede ser por la utilización del bien en el proceso productivo, por el mero transcurso del tiempo o porque queda obsoleto; aunque esté en condiciones de ser utilizado, los avances tecnológicos hacen que no sea rentable su utilización.
2.- Métodos de cálculo de la amortización
Para determinar la amortización han de seguirse los criterios siguientes:
-Vida útil: número de años que se espera esté en funcionamiento un elemento de inmovilizado.
-Valor Residual: cantidad que se espera recuperar por la venta del inmovilizado cuando quede fuera de servicio.
-Base de cálculo: es igual al precio de adquisición menos el valor residual y es la cantidad que se va a distribuir entre los ejercicios que esté en funcionamiento el inmovilizado.
El método de cálculo proporcional o lineal considera que el inmovilizado se deprecia al mismo ritmo durante todos los años de la vida útil del mismo.
El asiento correspondiente a la amortización del inmovilizado material es el siguiente:
(682) Amortización del Inm. Mater. aAmortización acumulada de Inm. Mater. (282)
EJEMPLO:
Tenemos en nuestra empresa una máquina por valor de 3.000.000 de pesetas. Decidimos amortizarla en 30 años. Para calcular la amortización por el método proporcional o lineal, tendremos que dividir su valor (3.000.000) entre el número de años; en este caso, 30. Realizando la operación, resulta que cada años hemos de amortizar 100.000 pts. Luego el asiento sería:
100.000 Amortizac. Inm. MateraAmortización acumulada de inm mater.
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